Οδηγός: 5 τύποι καλεσμένων που δοκιμάζουν την υπομονή σας

Υπήρχε άγχος καθώς η Σάρα κοίταζε το σχέδιο θέσεων της. Ο γάμος πλησίαζε γρήγορα. Ήταν μόνο ένα μακρινό όνειρο πριν. Οι ζωηρές εκθέσεις λουλουδιών, το προσεκτικά προετοιμασμένο γεύμα και η ζωηρή μπάντα ήταν όλα έτοιμα. Αλλά υπήρχε ακόμη ένα πραγματικό ζήτημα: οι επισκέπτες. Εκείνοι οι πέντε τύποι επισκεπτών που αναμειγνύουν πάντα το χάος με προκλήσεις στην επίπονη οργάνωση κάθε εκδήλωσης. Αυτοί είναι οι επισκέπτες που γνωρίζουμε όλοι: αυτός που στέλνει το καθυστερημένο RSVP, ο ανεπιβεβαίωτος συγγενής και αυτός που επικρίνει κάθε μικρό πράγμα.

Ας αντιμετωπίσουμε αυτούς τους γνωστούς χαρακτήρες τώρα. Η αναγνώριση και η προετοιμασία για αυτά τα πιθανά προβλήματα μπορεί να κάνει ακόμη και τον πιο δύσκολο επισκέπτη να αισθανθεί σαν πολύτιμος συμμετέχων στους εορτασμούς.

Ο Λάρι της Τελευταίας Στιγμής

Όλοι γνωρίζουμε έναν Λάρι. Είναι ο καλεσμένος που απαντά θετικά μία ημέρα πριν από την εκδήλωση, παρά το γεγονός ότι κατά κάποιο τρόπο έχασε την εμφανή προθεσμία "RSVP μέχρι" της πρόσκλησης. Η καθυστέρηση του Λάρι μπορεί να προκαλέσει μεγάλες διαταραχές, συμπεριλαμβανομένων αλλαγών τελευταίας στιγμής στο catering και τη διάταξη θέσεων.

Τεχνικές Αντιμετώπισης:

• Καθώς πλησιάζει η προθεσμία, στείλτε υπενθυμίσεις email ή SMS για RSVP.
• Για τους Λάρι του κόσμου, σκεφτείτε μια "μαλακή" προθεσμία που περιλαμβάνει μια περίοδο χάριτος.
• Για χάρη της διατήρησης του ελέγχου στη διαδικασία οργάνωσης, να είστε αυστηροί με την προθεσμία.

Η Πέγκυ με το Plus-One

Μετά υπάρχει η Πέγκυ, η παντοτινή κοινωνική πεταλούδα που υποθέτει ότι η πρόσκλησή της συμπεριλαμβάνει σιωπηρά ένα plus-one — ή plus-two. Η υπόθεση της Πέγκυ μπορεί να προκαλέσει απροσδόκητες αυξήσεις στον αριθμό καλεσμένων, δοκιμάζοντας τα όρια των δεξιοτήτων οργάνωσης και του προϋπολογισμού σας.

Τεχνικές Αντιμετώπισης:

• Αναφέρετε στην πρόσκληση αν οι καλεσμένοι μπορούν να φέρουν καλεσμένο(ους) μαζί τους.
• Συμπεριλάβετε ονομαστικές προσκλήσεις για να μειώσετε την αμφισημία.
• Ρυθμίστε ένα σύστημα RSVP που απαιτεί έγκριση για επιπλέον καλεσμένους.

Ο Σιωπηλός Σαμ

Ο Σιωπηλός Σαμ παραμένει μυστήριο. Ο Σαμ δεν ανταποκρίνεται, ακόμη και με τον προπληρωμένο φάκελο RSVP και την επιλογή ψηφιακής απάντησης. Ραδιοφωνική σιωπή, καμία επιβεβαίωση, καμία μείωση. Αναρωτιέστε, "Θα έρθει ο Σαμ ή όχι;"

Τεχνικές Αντιμετώπισης:

• Κάντε follow up με προσωπικό τηλεφώνημα ή μήνυμα για να εξασφαλίσετε σταθερή απάντηση.
• Κάντε διευθετήσεις σε περίπτωση που υπάρξουν κάποιοι απροσδόκητοι επισκέπτες.
• Για να ενθαρρύνετε μια απάντηση, χρησιμοποιήστε κοινωνική απόδειξη αναφέροντας ποιος άλλος θα παρευρεθεί.

Η Διαιτητική Ντέμπι

Η Διαιτητική Ντέμπι παίρνει την τούρτα — ή μάλλον, δεν μπορεί, επειδή δεν σας έχει ενημερώσει για τους περίπλοκους διατροφικούς περιορισμούς της μέχρι που κάθεται στο τραπέζι, αφήνοντάς σας να τρέχετε για αλλαγές μενού τελευταίας στιγμής με τον caterer.

Τεχνικές Αντιμετώπισης:

• Συμπεριλάβετε μια ενότητα για διατροφικούς περιορισμούς στο RSVP σας.
• Επικοινωνήστε ξεκάθαρα με τον caterer σας για πιθανές αλλαγές τελευταίας στιγμής.
• Προσφέρετε ποικιλία επιλογών μενού που μπορούν να καλύψουν κοινές διατροφικές ανάγκες.

Ο Αποσυνδεδεμένος Θείος

Τέλος, υπάρχει ο Αποσυνδεδεμένος Θείος, που φαίνεται να υπάρχει σε μια ζώνη χωρίς τεχνολογία. Επειδή εξακολουθεί να χρησιμοποιεί ένα κινητό με καπάκι και ελέγχει τα email του σποραδικά, δεν έλαβε την ψηφιακή πρόσκληση. Η συνεργασία μαζί του απαιτεί μια μοναδική προσέγγιση.

Τεχνικές Αντιμετώπισης:

• Για τους καλεσμένους που δεν είναι εξοικειωμένοι με την τεχνολογία, χρησιμοποιήστε κλασικές ταχυδρομικές τεχνικές.
• Αναθέστε σε έναν φίλο ή συγγενή να βεβαιωθεί ότι ενημερώθηκαν και έχουν στείλει το RSVP τους αυτοπροσώπως.
• Προσφέρετε πολλούς τρόπους για RSVP, όπως ταχυδρομείο και τηλέφωνο.

Συμπέρασμα

Αυτοί οι επισκέπτες φέρνουν όλοι διαφορετικές δυσκολίες, αλλά δεν χρειάζεται να καταστρέψουν το πάρτι σας. Μπορείτε να ελέγξετε αυτές τις προσωπικότητες και να βεβαιωθείτε ότι η εκδήλωσή σας παραμένει χαρούμενη περίσταση χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό προληπτικής επικοινωνίας, σαφών οδηγιών και μιας νότας ενσυναίσθησης.

Θυμηθείτε ότι οι κύριοι στόχοι είναι η γιορτή και η ενότητα, μερικές φορές συνοδευόμενες από μερικές περισσότερες εκπλήξεις και ιστορίες από ό,τι αναμενόταν. Μπορείτε να διατηρήσετε την ψυχραιμία σας και να εξασφαλίσετε την επιτυχία της εκδήλωσής σας προβλέποντας και κάνοντας σχέδια για αυτούς τους τυπικούς τύπους καλεσμένων.